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高效的会议该如何收尾?
来源:会场网    浏览: 次    2015-12-29 21:23:26 | 分享到:

     会议收尾,重要的有三个方面,分别是会议总结、会议评估及参会者的自我反思。
1、会议总结
     一般来说,当会议离结束还有15分钟左右时,应当进入收尾阶段。这时,主持人需要作一个会议总结。会议总结包含两方面内容,一方面应总结会议作出的决定,另一方面应明确下一步任务,这样有利于使参会者对会议的成果更为关注。

    会议总结的目的是让参会者回顾刚才的会议议程及取得的成果,也更加明确了会后要完成的工作。 
    当然,实际会议中会出现许多突发情况。比如某人临时缺席,或者会议议程临时发生改变导致部分议题被搁置或取消。这时,会议主持人应在会议收尾阶段向参会者说明情况。包括:哪些议题未解决,未解决的原因以及重新安排的说明。
    如果需要延长会议时间,一定要征得参会者的同意,以保证会议效率和讨论结果。
    最后,不要忘记对参会者表示感谢,感谢他们对会议作出的贡献。
2、会议评估
    会议评估,是促成高效会议的核心之一。最常见的会议评估方法就是由参会者在会议结束后进行反馈,评价此次会议是否有成效,目的是否达到,不足之处是什么。组织者可以总结经验教训,为后来的会议作参考;也可以回顾会议的进展及结果。
会议评估的内容包括:

     考虑到沟通及反馈的效果,最好采取面对面谈话的方式。这种方式不需要很多时间,也无需很正式。
3、参会者的自我反思
     在会议结束后,每个人都可以进行自我反思。会议角色不同,反思的内容也不同。

     会后的自我反思,是参加会议的人员的自我提高行为,只针对参会人员在会议上的表现,对今后的会议效率有所帮助。
     当然,仅仅完成以上这些是不够的。会议结束后,应立即整理会议内容。如果不对会议结果及时整理,就无法对决定事项的进展状况进行管理。之后,一定要及时向相关人员传达会议内容,并将会议决定付诸实施。同时,要有负责监督的人去跟踪行动项目的实施情况。

来源:腔调君

 


 
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