14.进场前工作
14.1 物料准备与运输
14.1.1 确认大会需求、购买缺失物品
14.1.2制定并填写进场物料单
14.1.3物品打包、分类、收件人（托运保管人）
14.2 财务准备，现金准备
14.2.1 物料运输计划及实施
14.2.2 研究现场现金使用情况
14.2.3 现金预支、签收准备
14.3 进场协调会
14.3.1 制作进场人员名单、联系方式
14.3.2 召开进场协调会、任务单派发

15.现场注册管理
15.1注册台搭建
15.1.1注册台搭建时间确认
15.1.2注册台搭建区域、位置确认
15.1.3注册台搭建需求确认（几张桌子，几把椅子，桌套，电源插座，椅套）
15.1.4注册区域台卡摆放
15.1.5注册台开放时间确认
15.2注册区域分工
15.2.1前期注册代表注册区域（准备与会代表名录)
15.2.2 VIP/演讲嘉宾注册区域
15.2.3媒体签到/现场代表注册区域
15.2.4财务管理区域
15.2.5资料发放区域/胸卡现场打印区域
15.2.6注册流程确认
15.2.7员工、志愿者培训
15.3注册流程管理
15.3.1前期代表注册（网上注册代表名录）
15.3.2现场代表注册（现场填写表格、胸卡打印、付款）
15.3.3 VIP/演讲嘉宾签到
15.3.4发票签收（提前发票装袋、签收表格）
15.3.5会议资料发放

16.翻译与同传
16.1 稿件翻译
16.1.1 会刊内容确认并安排翻译
16.1.2 活动新闻稿确定并翻译
16.1.3 活动主持稿、司仪稿、流程确认并翻译
16.2 同传安排
16.2.1 同传供应商选定（合约及同传译员）
16.2.2 同传现场管理（搭建/现场人员对接/同传设备租借规则）

17.现场会场搭建预验收
17.1会场座位布置
17.1.1制定主会场、分会场布置需求
17.1.2根据搭建需求制作台型图
17.1.3确认台型图，并根据需求变更重新制作并再次确认
17.1.4将确认后的台型图，座位图和布置需求发给酒店，明确布置完成的时间和验收时间
17.1.5验收人员根据台型图和布置需求逐一验收
17.1.6茶歇期间的卫生打扫验收
17.1.7茶歇期间翻台和再布置及验收
17.2设备AV搭建
17.2.1制定主会场、分会场AV配置需求书，确定哪些酒店提供，哪些供应商提供（视频、音频、同传、投影幕和投影仪、话筒）
17.2.2将需求书发给酒店和供应商，明确布置的时间和验收时间
17.2.3进行场地AV布置测量和考察
17.2.4确定验收人员进行验收并测试设备
17.3台卡和席卡布置
17.3.1确定出席嘉宾、VIP名单、打印席卡
17.3.2确定座次，并根据台型图和座次设计摆放图
17.3.3验收人员验收摆放以及姓名是否正确
17.3.4茶歇期间撤换及验收
17.4VIP和演讲嘉宾休息室布置
17.4.1和酒店选择并确认VIP室和休息室的地点
17.4.2确定休息室的开放时间和布置时间
17.4.3确定布置需求和设备需求
17.4.4验收确认
17.4.5茶歇期间清洁验收
17.5 舞台和背景搭建
17.5.1场地考察确定搭建规格，确定背景形式（LED还是搭建）、舞台尺寸、高度、舞台上的布置
17.5.2制定舞台搭建需求书，并发到供应商和酒店
17.5.3舞台和背景效果图及确认
17.5.4搭建验收确认
17.6注册区搭建
17.6.1注册区确认
17.6.2注册区设备和家具需求和搭建说明书
17.6.3注册区台卡打印，设备租赁
17.6.4注册区搭建开放时间确认，注册区需求发给酒店
17.6.5注册区搭建验收
17.7指示和标示布置
17.7.1确认指示的类型和数量，制作需求书，布置地点说明
17.7.2指示的设计效果图及确认
17.7.3现场布置验收
17.7.4酒店电子水牌的尺寸确定
17.7.5酒店电子水牌的布置和更换时间，将需求发给酒店
17.7.6转场的布置，撤换

18.现场流程管理
18.1现场注册流程
18.1.1注册台的功能划分
18.1.2人员配置和分工，确定总负责人
18.1.3制定现场注册工作流程
18.1.4制定单独的收款和发票领取流程
18.1.5人员培训和演练
18.1.6人员到岗布置和开放时间
18.2主持人流程
18.2.1确定主持人及准备主持稿
18.2.2 主持人前期沟通
18.2.3主持人提前排练验收
18.2.4主持人工作手册
18.2.5现场流程变更的传达
18.3现场流程把控
18.3.1根据会议日程确定会议时间把控总表，工作人员进场到岗表，确定流程总负责人
18.3.2茶歇后提醒进场及验收
18.3.3现场超时提醒机制设计
18.3.4 VIP进场提醒、VIP进场、退场线路和时间确认
18.3.5翻台，重新布置，席卡摆放工作书和验收
18.3.6 现场PPT管理系统调试与人员安排
18.4餐饮流程
18.4.1确定用餐时间
18.4.2确定餐饮和活动的流程表，并发给餐饮场所和AV供应商
18.4.3餐饮流程总控制，职责分工
18.4.4开饭时间和结束时间提醒

19.餐饮管理
19.1.1用餐地点确认
19.1.2用餐形式确认
19.1.3茶歇菜单确认
19.1.4午餐/晚餐菜单确认
19.1.5确认酒水是否由主办方自带
19.1.6用餐场地布置确认

20.交通管理
20.1会议期间参会者交通
20.1.1预估参会者从会场至用餐地点人数
20.1.2确认租赁大巴公司
20.1.3确认是否配备随车导游
20.1.4确认随车工作人员安排
20.1.5行车路线确认
20.1.6制作车头牌
20.2大会演讲嘉宾及VIP交通
20.2.1确认演讲嘉宾及VIP交通方式、时间
20.2.2确认购票方式（旅行社代理或自行携程）
20.2.3安排旅行社导游接送机
20.2.4安排车辆、司机接送机
20.2.5确认各位领导进行一对一接送机接待
20.2.6在沪接待用车安排
20.3会前、中、后游交通
20.3.1会前、中、后游时间、地点、线路确认
20.3.2与游览地点场馆沟通、确定联系人
20.3.3租车数量确认
20.3.4随车导游确认
20.3.5工作人员协调

21.风险管理
21.1风险分析，确定重点风险
21.1.1风险评估
21.1.2 风险预案
21.1.3 购买保险或者风险演练/培训
21.2制作现场工作人员紧急联络表和工作职责简表
21.2.1包括工作组，搭建商，酒店，供应商，演员，演讲嘉宾等
21.2.2 确定总联络人/联席会议
21.3演讲人风险和控制
21.3.1演讲人无法出席会议以及备案
21.3.2演讲人的行程变化，晚点，迟到等
21.3.3演讲人的服装和语言不规范
21.3.4演讲人的PPT有政治倾向，地图有台湾，单位广告问题等
21.3.5PPT视频等无法正常播放
21.3.6代表证、席卡名字打错
21.4合同风险
21.4.1合同未及时签订
21.4.2款项为进账，发票未开具
21.4.3供应商违约
21.4.4设备进场延迟
21.4.5搭建损坏财物和人员
21.5场地风险
21.5.1场地被政府和军队征用，场地备案
21.5.2露天场地的天气，备案
21.5.3人数超过容纳面积，早餐区域不够等等
21.5.4与会代表的资料、证件在会场遗失
21.5.5新场地装修噪音及垃圾
21.6设备风险
21.6.1现场设备故障、激光笔和话筒失灵
21.6.2同传设备遗失
21.6.3确定现场技术负责人及工作职责
21.6.4特殊设备租赁备案，例如苹果转换器
21.7交通风险
21.7.1转场堵车，迟到
21.7.2无停车点
21.7.3代表未赶上大巴
21.8注册风险
21.8.1在线注册系统故障
21.8.2人数少于预期预警
21.8.3实施扩大与会代表的方案
21.9预算风险
21.9.1预算超标预警
21.9.2决定增加收入的方案
21.9.3预算调整
21.10印刷品风险
21.10.1印刷品校订流程控制
21.10.2印刷品打样确认

22.满意度调查
22.1制定调查表
22.1.1确定调查的重点内容、确定现场和会后调查的方式
22.1.2调查表的设计、排版和翻译
22.2发放和回收
22.2.1现场发放的时间，发放人，回收人确认
22.2.2会后电子邮件和电话跟踪
22.3分析报告
22.3.1数据整理
22.3.2报告撰写

23.会后服务
23.1与会代表服务
23.1.1感谢信发送
23.1.2照片和PPT链接发送
23.1.3退款和收款、发票等
23.1.4会后满调查
23.2演讲嘉宾服务
23.2.1感谢信发送
23.2.2照片发送
23.2.3会后调查
23.2.4新年贺卡发送
23.3赞助商服务
23.3.1感谢信发送
23.3.2款项到账、发票
23.4主办方服务
23.4.1结算报告
23.4.2会后报告
23.4.3参会名单
23.4.4绩效评估表
23.4.5媒体监测报告
23.4.6照片视频刻盘
23.5供应商服务
23.5.1履约情况报告或处理情况
23.5.2补充协议、结算清单和尾款支付、发票
23.5.3感谢信或投诉建议

24.会后报告
24.1结算报告
24.1.1结算表
24.1.2合同和发票归档
24.2大会报告
24.2.1统计参会情况
24.2.2参会报告撰写
24.3大会改进报告（内部）
24.3.1召开总结大会
24.3.2问题报告和后续改进建议
24.4满意度报告
24.4.1搜集整理数据
24.4.2搜撰写报告
24.5投诉处理报告
24.5.1搜集投诉建议信息以及处理
24.5.2整理投诉处理报告和后续改进
24.6项目资料存档
24.6.1制作存档目录，搜集存档资料
24.6.2纸质存档和电子存档

       超级会议流程全部结束，根据自己会议的大小、轻重或性质，适当挑选或搭配出最合适的项目来执行。