海外会议背景

    随着全球商务活动变得越来越频繁，这和全球的商务活动频密有关。根据一项国际会议发展趋势的调查，相当一部分企业相比于2013年的18%和去年的22%，2015年这一比率已经快速攀升到公司全部会议数量的31%。

    商务活动的频密使得世界变得更小，专注于公司会议、国际大会、商业活动等领域的策划人不再将业务局限在单一的一个城市或一个区域，而是放眼全球。这种趋势愈演愈烈，从语言难关到文化差异，从签证事务到航空物流，这些挑战都需要去克服。

一、语言差异：

    一个不争的事实是，英语已经成为今天最为全球化的语言，尽管如此，我们仍不能理所当然地认为这就是会议交流的万能灵药。总部位于美国达拉斯的会议公司FreemanXP的高级副总裁Kim Myhre说：“如果我们在会议推广阶段将大会语言定为英语，参会者就会预先设想到大多数内容他们能不能听懂。也有些情况下用当地语言更好，特别是在一些特定的内容上使用当地语言。当然，解决语言问题最传统的方式就是提供翻译服务。”

    每年的德国法兰克福IMEX会奖展都能吸引近4000名专业买家，他们来自80个国家，语言就成了大问题。IMEX首席执行官Carina Bauer说：“一般的商务活动通常会使用英语，所以我们也用英语，但我们会比较谨慎，不会使用过于口语化或通俗化的英语，例如那些只有英国人或美国人自己才懂的话。我们也会尽量避免文化差异可能造成的误会，例如板球和棒球的细节区分。”

    同样的，IMEX有很多德国元素，700余位买家再加上2000~2500名本地观众，所以很多德语教育项目就是为他们专门设置的。“这是非常德国范儿的内容。”她正对一个参加税收课程的德国协会会议的财务总监说。

    文化差异是会议策划人倾向于使用本地语言和提供翻译服务的另一个主要原因。旧金山帕罗阿尔托市的国际商务会议公司VMware是一家每年服务超过1000个国际会议的云计算IT公司，该公司高级总监Edward Perotti说：“我们发现，很多国际会议的参会者更希望参加英语课程，亚太地区的参会者除外。对于那些在中国、日本和韩国举办的会议，我们需要安排翻译服务，或是使用当地的语言。这是出于对当地参会者的尊重。”

    决定还要回归于战略本身。美国运通全球营销总监Stephanie Harris说：“你的会议需要达到什么样的目标呢？如果语言障碍影响了会议，你必须确保有翻译能保证核心内容的传播是顺畅的，让这个会场里说不同语言的各国参会者都能明确收到你的信息。”另一个影响英语使用适当与否的原因是专业技术复杂性，特别在讨论医药领域或法律领域时。

    并不是说每一个专业技术领域都需要翻译。总部位于拉斯维加斯的卡林汉森活动公司为开源车载信息娱乐组织GENIVI联盟组织会议，其创始人karin Hanson说：“我们并不经常使用翻译或是设置本地语言的课程。英语是主流语言，所有的工程师、软件开发者和芯片制造商都知道如何使用这个常用的语言。他们在电脑上编写代码就是这么干的，这是他们专属的‘语言’。”

二、文化差异

    文化差异包含的内容十分广泛，从语言障碍到餐饮喜好，甚至是会议召开的时间都可能因为文化习惯的不同受到影响。当你组织一场海外会议时，每个文化差异方面的细节都要考虑进去，关键是不要触犯忌讳并且利用文化差异来提升体验感。

    “世界上有很多不同的文化，人们从事商务活动也采取不同的方式。”Myhre说：“在希腊，你不能在早晨开会，因为人们都没起床呢。在中国，你最好别设置无桌的自助餐，因为人们都习惯坐下来吃饭。”

    他指出，会议策划人通常优先考虑本地利益相关者，让他们觉得自己是会议策划的重点部分，而不只是被通知者。“这非常重要，特别对于那些经常在海外办会的美国企业。他们不得不认识到，不是所有好方案都是来自于美国的方案。会议举办地国家有自己的文化氛围，他们有自己举办商务活动的方式。会议策划人要适应这样的方式，并且良好地将其融入方案。这不是被动讨好，而是主动打进当地市场的态度。”

    需要注意的是，本地文化可以加强品牌在参会者心中的影响力。Harris说：“我们要做的是，在策划会议时需要给参会者留下地域标签的印象，要让他们觉得属于这里。这能让你的会议与众不同，给参会者留下更深的印象。”这并不意味着你必须把晚宴搬到埃菲尔铁塔上，她强调，只需要将本地饮食加入菜谱或是在旅行开始前的交流中教参会者几道地道的本地菜。这样他们就有变成本地人的感觉。这些都是小细节，但都有让会议脱胎换骨的大功效。

    “我们办国际会议时非常注意保证每名参会者的体验感是一致的。”Perotti说，“如果我们做一个在美洲、亚太地区或是EMEA地区（欧洲、中东及非洲）的项目，首要目标是解决如何确保每个参会者获得相同体验的问题。享用本地料理是一个方法，在法国开会却不吃法式大餐简直愚不可及。”

    另一个好点子是鼓励来自不同文化环境和语言的参会者彼此交流，否则他们就会按习惯自动聚集。

    “当我们设置IMEX的晚宴时，我们发现这是一个多国部队，我们非常努力地想要分配合理桌签，让不同文化背景的观众坐在一起。因为我们认为这样更能促进不同国家的参会者彼此交流。”Bauer说，“我们尽力调配，所以你看不到一个全是亚洲人的桌子或者全是美国人的桌子。你得给人们创造认识新朋友的机会。”

三、签证与交通

   无论是在哪里开会，签证问题都是每个参会者必须要面对的事。有一种看法认为办签证是参会者自己的事，会议策划人无需过问。

    “当我第一次接触GENIVI会议的会员时，我们总是宣传说‘如果你需要签证函，请联系我’。他们都提前知道自己需不需要办签证，这取决于他们。”Hanson说。

    Hanson努力地想让参会流程更简单快捷，为每位GENIVI会员提交签证信息，并针对那些办签证时间比较长的目的地，尽早为参会者公布会议日程和开放注册登记。

    “会议策划人需要确保信息实时更新。”Harris说，“你的参会者可能来自签证要求不断变化的国家，而这些要求是随着两国关系的发展而变化的。”

    当地的目的地管理机构（DMO）是很好的问询地点，那里能帮助会议策划人和参会者了解当地的签证政策，而在某些情况下也与当地出入境官员有关。

    当然，会议行业中被抱怨最多的办签证难的国家就是美国了，但美国也不是惟一一个办签证费劲的国家。Perotti说：“我们有一个会议计划明年4月份在某个亚洲城市举办，离开时是六月。我办签证要填4大页纸，费用400多美元。确实贵了点，而且用了太长时间。但是我们去伊斯坦布尔办会，一切流程都在网上就可以完成，支付也在网上完成，到时候把电子签证发到我的邮箱里,打印出来就完事了。”
    过去两年间，会议策划人都知道，航空商旅越来越频密，航线密度大的城市就那么几个，机票价格就水涨船高。但如果我们要举办的是国际会议，参会者来自世界各地，不同时区，不同航线，情况就更加混乱。

    “无论是新兴市场还是传统会议城市，这些目的地都必须关注几个要点。”Harris说，“首先是航空运力，我是说来回往复的空运能力。确保你已经做过了跨国企业的商旅分析，这个城市方便参会者飞过去开会，也方便货运。”

    更困难的是服务跨国企业。Myhre说：“跨国企业的会议通常选择航空枢纽城市，那里有大量班次的飞机可供选择。”

    为不同国家的参会者确立会议日程也十分重要。Harris说：“抵达目的地的参会者也许来自亚太地区，那是他们当地时间的凌晨两点。也许他们一落地就想马上去开会。这些都是挑战。”